Rapid Basic Bot

A minimal bot for clinics integrated with Rapid. Greets the customer, looks them up by phone in Rapid, then either shows a short service menu (for existing customers) or opens a new lead and collects a name (for unknown senders). Working-hours check runs before the human handoff so the customer sees a different message in/out of hours.

  start:
    type: notify
    messages:
      - "שלום ותודה שפנית אלינו, נשמח לתת לך שירות 😊"
    on_complete: get_customer_details

  get_customer_details:
    type: func
    func_type: crm
    func_id: getCustomerDetails
    on_complete: existing_client_menu
    on_failure: create_lead

  create_lead:
    type: func
    department: new_lead
    func_type: crm
    func_id: newOpportunity
    on_complete: new_lead_get_name

  existing_client_menu:
    type: prompt
    prompt_type: choice
    interactive: buttons
    messages:
      - "באיזה נושא פנית אלינו היום?"
    choices:
      - title: "תיאום/שינוי תור"
        on_select: schedule_appointment
      - title: "שירות לקוחות"
        on_select: check_working_hours
      - title: "אחר"
        on_select: check_working_hours
    on_failure: agent_handoff

  new_lead_get_name:
    type: prompt
    prompt_type: text
    messages:
      - "אנו שמחים מאוד שהגעת אלינו 😊"
      - "אנא מלא פרטים ונחזור אליך בהקדם."
      - ""
      - "מה שמך?"
    on_complete: check_working_hours

  schedule_appointment:
    type: prompt
    prompt_type: choice
    interactive: buttons
    messages:
      - "מה נדרש?"
    choices:
      - title: "קביעת תור חדש"
        on_select: check_working_hours
      - title: "שינוי תור קיים"
        on_select: check_working_hours
    on_failure: agent_handoff

  check_working_hours:
    type: func
    func_type: system
    func_id: checkWorkingTime
    on_complete: in_working_hours
    on_failure: outside_working_hours

  in_working_hours:
    type: notify
    messages:
      - "פנייתך הועברה למענה אנושי, ניתן לפרט את מהות הפנייה כעת וניצור קשר בהקדם האפשרי 🙂"
    on_complete: handoff

  outside_working_hours:
    type: notify
    messages:
      - "פנייתך הועברה למענה אנושי אך נציין כי היא התקבלה מחוץ לשעות הפעילות 🙏."
      - "ניתן לפרט את מהות הפנייה כעת וניצור עמך קשר בשעות הפעילות שלנו בימים:"
      - "שעות הפעילות שלנו הן:"
      - "א', ג', ד' 09:00-19:00"
      - "ב', ה' 09:00-17:00"
    on_complete: handoff

  agent_handoff:
    type: notify
    messages:
      - "לא הצלחתי להבין את תגובתך אבל פנייתך הועברה למענה אנושי"
      - "תודה 🙏🏼"
    on_complete: handoff

tip

This recipe assumes Rapid is already wired up (crmConfig.server, rapid_token, leads_token) so getCustomerDetails and newOpportunity work out of the box. See Rapid Onboarding for the setup steps.

tip

The bot collects the new lead's name into the chat but does not push it back to Rapid as a firstName. Add an updateLead node after new_lead_get_name if you want the name to land on the Rapid lead record.